Muhasebe Süreçlerinizi Kolaylaştıracak Dijital Çözüm
İşletmeler için daha fazla verimlilik sağlamak, hız kazanmak ve maliyetlerden tasarruf etmek son derece önemli bir adımdır. Finansal süreçlerin hızlanması gibi pek çok konuda e-Arşiv çözümlerinin etkisi büyüktür. Bu çözümler, faturaların dijital ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edilmesine katkı sağlar. Aynı zamanda kolay bir yönetim biçimi sunar. Karmaşık kağıt fatura süreçlerinin geride kalmasına yardımcı olan e-Arşiv çözümleri, işletmelerin daha verimli çalışmasına olanak tanır.
e-Arşiv Nasıl Bir Sistem?
e-Arşiv fatura, vergi işlemlerinin düzenlenmesini kolaylaştıran bir sistemdir. Kağıt faturaların yarattığı kargaşayı ortadan kaldıran e-Arşiv, bunun yanı sıra farklı avantajlar da sunar. Belirli kriterler doğrultusunda elektronik ortamda fatura kesme sürecini ifade eden e-Arşiv sisteminde faturaların beyan edilmesini ve raporlanması gerekir.
e-Arşiv’in İş Süreçlerinizi Hızlandıran Avantajları
e-Arşiv fatura sistemine geçen işletmeler; maliyetleri düşürme, zamanı daha iyi kullanma, fatura oluşturma süreçlerini hızlandırma, belge geçerliliğini hızlıca kontrol etme gibi avantajlara sahip olur. Muhasebe süreçlerinin daha hızlı ilerlemesine destek olan sistemin avantajları şu şekilde sıralanabilir:
● Faturaların arşivlenme sürecinin hızlanmasını sağlar.
● Kağıt faturaların kullanılmaması nedeniyle kağıt, baskı, mürekkep gibi çeşitli maliyetlerin düşmesine katkıda bulunur.
● Baskı maliyetlerinin düşmesi sayesinde işletmelerin harcamalarını minimuma düşürür.
● Gereksiz aşamaların ortadan kalkması sayesinde hem çalışan iş gücünden hem de zamandan tasarruf etmek mümkündür.
● İşlemlerin online olarak gerçekleştirilebilmesi, kısa zamanda daha pratik şekilde tamamlanmasına yardımcı olur.
● Faturaların oluşma sürecini çok daha güvenli kılan sistem, sorgulamaların kolayca gerçekleşmesini sağlar.
● Sistem sayesinde satış ve hizmet sonrası düzenlenen faturaları ilgili yerlere iletmek hem daha kısa hem daha kolay hale gelir.
● Fatura sorgulama hizmetinin Gelir İdaresi Başkanlığı’nca sunulması, dijital belgelerin geçerli olup olmadığını daha çabuk kontrol edebilmeyi mümkün kılar.
● Kanuni yükümlülükler sebebiyle muhafaza edilmesi beklenen faturaları bu sistem sayesinde dijital depolama alanlarında rahatça saklayabilirsiniz.
İşletmeniz e-Arşiv Kullanım Zorunluluğu Kapsamına Dahil mi?
e-Arşiv sistemi kullanma zorunluluğu olan işletmelerden biri e-Fatura kullanımının zorunlu olduğu kurumlardır. Bunun dışında 2020-2021 yıllarındaki toplam cirosu dört milyon TL ve üzerinde olan şirketlerdir.
Vergi mükellefi olan işletmelere 2 bin TL üzerinde fatura kesen şirketler, e-Arşiv sistemi kullanım zorunluluğu kapsamına dahildir. Aynı zamanda vergi mükellefi olmayan şirketlere 5 bin TL üzerinde fatura kesen işletmeler e-Arşiv sistemine geçmek zorundadır. İnternet üzerinden hizmet ya da mal satışı yapan işletmeler de e-Arşiv kullanım zorunluluğu kapsamındadır.
e-Arşiv Başvurusu İçin İzlemeniz Gereken Adımlar
e-Arşiv fatura başvurusu için ilk olarak e-Fatura sistemine bir kayıt açmalısınız. Kaydınız olmadığı durumlarda öncelikle e-Fatura başvuru talebinde bulunmalısınız.
Sistemi kullanmaya başlamak üzere başvuru yapabilmeniz için T.C. kimlik numarası ya da vergi kimlik numarasına ihtiyacınız vardır. Eğer tüzel kişi sıfatındaysanız mali mühür kullanma zorunluluğunuz bulunur. Gerçek kişiyseniz elektronik imzayla başvuru sürecinize devam edebilirsiniz. Gereken tüm hazırlık aşamalarını tamamladıktan sonra GİB resmî web sayfasına giderek giriş yapmalısınız.
Sonrasında sitede “e-Arşiv Başvuru” sayfasına ilerlemeniz gerekir. Burada sizden talep edilen bilgileri doğru şekilde yazarak belgeleri sisteme yüklemelisiniz. Başvurunun tamamlanmasının ardından onay bekleme aşamasına geçebilirsiniz. Başvurunuz onaylandığında da e-Arşiv fatura kullanıcısı olarak sistemden faydalanabilirsiniz.
